llaisdm: 商業管理信息系統（ＭＩＳ）

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一、MIS的基本概念

MIS系統是以計算機系統為基礎，輔助企業各級管理人員進行管理決策的信息系統。它支持企業的作業操作、管理控制和決策的功能。商業MIS系統就其基本含義來說主要是通過對信息的加工處理來達到對商流、物流、資金流有效的控制和管理，至于信息如何進入系統并不是它的主要任務。但對任何一個商場來說，通過銷售產生利潤是它生存的基本條件，現在大多數商業企業建立ＭＩＳ系統都是以最終能擴大銷量、降低成本、提高利潤為目的，商品銷售信息已成為MIS系統中最基本、最活躍、流量最大、最重要的信息。因此現在往往把承擔銷售信息采集的POS機也作為整個MIS系統的一部分來考慮。
二、MIS的層次結構

管理信息系統可以從下到上分為作業層、管理層和決策層。

作業層的任務是高效地使用現有的設備和資源，在預算的范圍內執行各項活動。它的處理包括事務處理、報表處理和查詢處理；處理所需的數據主要來自企業內部，數據量大。作業層的處理是建立企業管理信息系統的基礎。

管理層的任務是保證企業所需的人、財、物，綜合衡量企業生產經營的執行情況，檢查企業的主要技術經濟指標等的完成情況，并與計劃值比較，觀察其發展趨勢，找出偏差原因，提出解決的方案。其處理包括使用計劃或預算模型來幫助管理人員編制計劃與預算，定期提供企業經營情況的綜合報告，使用數據方法分析執行計劃的偏差，并為管理人員提供滿意的行動方案。處理所需的數據來自作業層產生的信息和各種計劃、標準、預算和成本指標等。

決策層的任務是確定企業的目標，制定達到該目標應使用的戰略計劃。它的處理包括用建立數學模型、仿真和試湊法去求解問題。這里所說的問題是指企業的目標、經營發展方向、新商品開發等。處理這些問題所需要的數據一般是經過加工、來源較廣泛的概括性數據，其中包括相當數量的外部數據和歷史數據。如企業當前和未來活動領域內的經濟形勢戰略方案及其所用的資源規劃等。由于其中大部分數據不能用正規的方式收集，且不能預先完全確定。事實上，管理信息系統支持的戰略計劃不能像管理層和作業層那樣全面，它能對制定戰略計劃提供一些實質性的信息。例如，利用過去的數據進行市場的預測，利用過去的生產經營績效數據，預測企業未來的效能。

商場的管理信息系統可按經理部、商品部和營業組三級進行管理。

經理部的任務是制定企業的經營目標、經營方針和經營思想。它所需的數據有國內外目前和未來經濟發展的趨勢、企業在市場上的占有率和競爭對手情況、政治環境、企業內部環境(包括職工素質、下屬部門的費用指標、利潤等)。

商品部的任務是制定商品的進、銷、存計劃，給各營業組規定應完成的銷售量與銷售額計劃，落實人、財、物的使用分配。所需的數據有商品的進、銷、存的數量，各地同種商品的價格，本地對不同商品的需求量，本企業銷售商品的利潤；稅收、費用，商品來源，運輸渠道，貨物存儲情況及條件。

營業組的任務是完成上級計劃，組織商品銷售，為顧客提供服務(包括介紹服務)，為上級提供反饋信息；它所需要的數據有一定時期的商品銷售額、目標利潤完成額、消費者對商品的需求量等。

三、商業MIS系統的一般功能

開發商業MIS系統，要注意結合國內外商業領域的先進管理經驗，例如集中配貨倉庫、商品自動訂貨、自動補貨、商品分類法、銷售分析、供應商咨詢、綜合財務等思想，以便通過使用計算機為商場步入科學管理奠定基礎。另外，在管理方法上也要改變以前的以財務概念帶動商場運作的粗框式管理方法，而應該對商場動作中最基本的物流單元——商品的單品進行全面的控制及管理。

1．商品分類法。要實現單品的管理，必須要有先進的商品分類法，能夠對商品的不同特征屬性按管理層的需要進行科學分類管理。可按大分類(如服裝、鞋帽、電器、食品等)、小分類(如產地、品牌、規格、花色等）來歸化商品，使得用戶根據分類可任意提取、組合相關特性進行分析，從而克服以前的商品編碼對商品描述不詳的缺點，使商品信息更為準確、可靠、實用。應該保證商品分類法能夠為銷售分析、庫存盤點、采購等部門提供良好的決策依據；并對商品有效期予以控制，降低壓庫風險；同時能夠區分出暢銷與滯銷商品。

2．前臺。促銷手段的實施要求我們在各銷售點必須采集大量有用的客戶信息，改革以前的單純收款的概念。POS機可以方便、準確、快速地完成每筆交易并記錄交易信息。分析交易檔案，就可以直觀地看出各柜臺組、各類商品及每個營業員在不同時間段的銷售狀況，幫助決策層采取適合的促銷手段(如：優惠、折扣、變價處理等)。同時，分析出商場的主流客戶層，為其提供最優服務。靈活的POS機能夠在交易時接收信用卡、支票、現金、優惠券、外幣等。

3．后臺。后臺系統功能覆蓋整個商業企業的采購、物價、銷售、庫存、財務、統計、合同、人事和決策支持業務，能夠清晰地統計商品銷售、經營狀況，處理各種銷售財務統計報表，提供豐富的輔助決策信息，并通過系統權限設置來明確管理層次。后臺的基礎是商品流轉業務處理。

4．商品流轉業務處理。商品流轉業務處理包括以下功能：購進合同業務處理、銷售結算業務處理、商品進貨業務處理、庫存保管業務處理、進貨結算業務處理、商品物價業務處理、銷售合同業務處理、商品核算業務處理、商品銷售業務處理、業務基礎檔案管理。商品流轉業務處理有以下特性：

(1)系統可定義性：商品流轉系統是個可定義系統，對商品品類、商品品種、組織結構、人員構成、往來單位等企業要素，都可根據需要定義、修改和刪除。

(2)商品品種核算：在整個商品流轉業務處理及管理分析中，商品核算的基本單位是商品品種，核算的層次是商品基本品類和商品品種。

(3)商品每日核算：在整個商品流轉業務處理及管理分析中，可以做到實時的業務處理和數據采集，可以隨時啟動商品流轉核算程序進行每日核算處理。

(4)多種核算方式：商品流轉的所有核算過程中，都是售價核算、數量核算與成本核算同時并行；而且，最大限度地精確計算成本，做到商品品種各項成本清晰可靠，使管理人員對商品的價值有一個全面的認識，使管理者從定性管理升華為定量管理。

(5)人員業績核算：主要包括售貨員、收款員、保管員、進貨業務員的業績核算。對于進貨員不但對其購進業務匯總，而且對所購進的商品進行銷售核算。

(6)流轉交易核算：以交易為基礎對整個商品流轉進行業務處理及管理分析，銷售交易以顧客的一次付款為標準，進貨管理、庫存管理、結算處理等都是以購進交易為核心，銷售時商品銷售數據自動分析為批次銷售，實現銷售對購進的信息反饋。

(7)流轉多視角核算；在整個商品流轉業務的管理和分析中，可以從各種角度對業務數據及核算數據進行綜合處理，以利于管理人員發現問題和解決問題。

商品流轉業務管理及分析功能方向：(1)企業經營目標體系管理；(2)企業商品品種管理；(3)企業庫存管理；(4)企業進貨業務管理；(5)企業銷售管理；(6)企業利潤及保本保利分析。

5．商品管理。商品是商場運作中的最基本單元。籠統的處理方法無法適應商品種類的多樣化。對商品不同的特征屬性(如產地、型號、規格等)，采用不同的處理方法，可有效地分析出經營人員所關心的問題。應用商品分類法，對商品按大、小分類或部門自定組合歸類進行分類管理，以達到幫助管理層決定哪類商品需補(訂)貨或采取促銷手段。對商品庫存周期的控制使經營人員在銷售有效期的商品如食品、化妝品時更為放心，服裝業的發展，使人們在穿著方面更注重款式和花色，所以在管理尺碼及顏色的商品時更為直觀。商品的代銷方式使商家大大降低了投資風險。多種定價方式和商品成本控制可有效保證經營效益。

商品管理要求具備：科學的編碼結構、處理有顏色尺碼的商品、靈活的商品分類、自動補貨、自動訂貨；成組低值品的管理、代銷商品控制、有效期的控制、多種定價方式、成本計算標準等功能。

6．庫存管理。庫存狀況如何，不只是關系到占用資金的多少，最主要的問題是如何有效地降低庫存損耗，提高有效存貨，支持前臺銷售。系統應及時提供庫存商品種類、存量、品質、存期、價值、存放點等信息。這些信息是否準確及時，對商品合理周轉關系巨大。庫存管理應該能夠根據所提供的相關信息及銷售點的分析資料，幫助管理層決定商品的補(訂)貨周期量。供應商檔案在訂貨時，加大選擇余地，減小了訂貨風險。利用收貨與質量控制系統來保證商品采購的質與量。利用到貨自動分發及多庫點支持和庫存內部調撥來降低倉儲費用，同時加快商品周轉，利用庫存盤點來降低前臺的損失。同時利于庫房盤清商品。庫存ABC分析法、商品成本計算法和庫存周期控制能夠幫助管理層對現有庫存商品確定明確概念，以此決定促銷手段，降低壓庫風險。庫存管理要求具備：多庫支持、收貨與質量控制、成本計算、到貨自動分發、條碼與價格標簽、商品庫存狀況、庫存內部調撥、自動補貨、庫存調整、庫存盤點、庫存周期、庫存分析等功能。

7．銷售分析。銷售分析應該能夠做到：按時間段統計銷售業績、按部門統計銷售業績、按商品分類統計銷售業績、按柜組統汁銷售業績、按營業員統計銷售業績、提供主流客戶層及消費趨勢、提供在庫／在途商品信息、提供歷史資料進行比較等功能。

8．財務統計。財務統計應能夠：統計銷售收入、計算在庫商品資金占用、處理合同訂單、處理應收/應付賬、控制資金周轉量。

llaisdm

2011年8月16日星期二

商業管理信息系統（ＭＩＳ）

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